Inventory ( Persediaan ) Perusahaan

Persediaan adalah stok atau item-item yang disimpan oleh perusahaan yang digunakan untuk mendukung produksi (bahan baku dan barang setengah jadi), sebagai hasil akhir produksi (barang jadi) sebelum dikirimkan ke pelanggan, untuk kegiatan-kegiatan (perawatan, perbaikan, dan operasional), dan untuk pelayanan pelanggan (barang jadi dan suku cadang).

Persediaan harus diadakan dengan beberapa alasan, yaitu:

1. Persiapan kegiatan produksi dan penjualan
   Perusahaan manufaktur membutuhkan bahan baku untuk kegiatan produksinya. Bahan baku ini disimpan oleh perusahaan sebagai persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan untuk produksi. Untuk perusahaan dagang, persediaan berupa barang jadi yang disimpan untuk penjualan.

2. Dukungan kegiatan perawatan, perbaikan, dan operasional
   Perusahaan perlu menjaga supaya produksi dan operasional selalu berjalan dengan baik. Perusahaan perlu melakukan kegiatan perawatan dan perbaikan terhadap mesin-mesin produksi, peralatan, dan bangunan. Untuk itu, perusahaan memerlukan persediaan yang siap untuk digunakan ketika dibutuhkan.

3. Pertimbangan ekonomi skala (economies of scale)
   Pengadaan akan bersifat ekonomis jika dilakukan pada jumlah tertentu, sehingga perusahaan seringkali melakukan pemesanan melebihi jumlah yang dibutuhkan untuk periode waktu tertentu. Kelebihan jumlah ini menjadi persediaan di perusahaan tersebut.

4. Melindungi dari ketidakpastian permintaan
   Jumlah permintaan terhadap suatu barang atau produk berubah-ubah. Perusahaan menggunakan persediaan untuk melindungi dari ketidakpastian permintaan ini sehingga dapat terhindar dari kondisi kekurangan persediaan (stockout).

5. Melindungi dari ketidakpastian pasokan
   Pengiriman barang dari pemasok (seperti bahan baku untuk perusahaan manufaktur) bisa mengalami gangguan. Hal ini terjadi, misalnya, karena ada kendala produksi di pemasok, masalah transportasi, dan sebagainya. Ketidakpastian ini diantisipasi oleh perusahaan dengan adanya persediaan, sehingga kegiatan perusahaan (produksi atau penjualan) tidak terganggu.

Klasifikasi Persediaan

Persediaan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis. Klasifikasi atau pengelompokan ini tergantung dari perusahaan yang bersangkutan. Namun demikian, secara umum persediaan dapat diklasifikasikan atas bahan mentah (raw material), barang setengah jadi (work in process), barang jadi (finished goods), dan MRO (maintenance, repair, dan operating supplies).

a. Bahan mentah
Jenis persediaan ini merupakan bahan dasar dari suatu perusahaan manufaktur yang akan diproses menjadi barang setengah jadi untuk diproses lebih lanjut atau barang jadi untuk dijual ke pelanggan.

b. Barang setengah jadi
Barang setengah jadi merupakan bahan mentah yang telah mengalami proses pengolahan, namun belum menjadi barang jadi atau produk akhir. Barang setengah jadi ini akan diproses lebih lanjut menjadi barang atau produk jadi.

c. Barang jadi
Barang jadi merupakan produk akhir suatu perusahaan manufaktur yang siap untuk dikirim kepada pelanggan.

d. MRO (maintenance, repair, dan operating supplies)
Kelompok persediaan ini adalah barang-barang atau item-item yang diperlukan untuk kegiatan perawatan dan perbaikan mesin-mesin atau peralatan-peralatan di pabrik atau perusahaan. Kelompok persediaan ini tidak diproses lebih lanjut dan tidak untuk dijual, namun digunakan dan diperlukan untuk menjaga proses produksi dapat terus berjalan.

Persediaan dapat dibedakan pula atas beberapa jenis atau tipe, yaitu: persediaan siklus (cycle stock), persediaan dalam perjalanan (in-transit), persediaan pengaman atau penyangga (safety atau buffer stock), persediaan spekulatif (speculative stock), persediaan musiman (seasonal stock), dan dead stock.

Biaya Persediaan

Konsekuensi dari adanya persediaan adalah munculnya biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Biaya utama persediaan dapat dibedakan atas: biaya pengelolaan persediaan (inventory carrying costs), biaya pemesanan (order/setup costs), dan biaya kekurangan persediaan (expected stockout costs).

A. Biaya pengelolaan persediaan (carrying cost)
Biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok ini adalah:

1. Biaya modal (cost of capital), yaitu biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi.
2. Biaya penyimpanan (cost of storage) yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak. Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan
3. Biaya pelayanan persediaan (inventory service cost)
4. Biaya risiko persediaan (inventory risk cost), berupa risiko kehilangan (loss), kerusakan, dan keusangan (obsolescence).

B. Biaya pemesanan (ordering cost)
Biaya pemesanan adalah biaya yang muncul ketika melakukan pemesanan dari pemasok. Biaya ini tidak tergantung dari kuantitas barang yang dipesan, namun tergantung pada jumlah pemesanan yang dilakukan perusahaan dalam satu tahun.

Biaya pemesanan mencakup:

1. Biaya pemesanan pembelian (purchasing order), yaitu biaya-biaya yang timbul dalam proses pemesanan pembelian, seperti biaya-biaya untuk pembuatan dokumen pemesanan, pengiriman dokumen pemesanan, komunikasi dengan pemasok, dan pembayaran tagihan (invoice).
2. Biaya transportasi, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman barang dari tempat/perusahaan penjual ke perusahaan pembeli.
3. Biaya penerimaan (receiving cost), yaitu biaya-biaya yang muncul dalam proses penerimaan barang, seperti biaya bongkar barang dari armada pengirim.

C. Biaya akibat kekurangan persediaan (stockout cost)
Perusahaan bisa mengalami kekurangan persediaan ketika ada permintaan dari pelanggan namun jumlah persediaannya tidak cukup untuk memenuhi permintaan tersebut. Situasi ini dapat terjadi, misalnya, karena perusahaan keliru dalam melakukan peramalan (forecasting), keterlambatan pengiriman barang dari pemasok, adanya lonjakan permintaan pelanggan, dan sebagainya.

Ketika terjadi kekurangan persediaan, perusahaan bisa berusaha memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Misalnya, dengan membeli barang yang sejenis dari perusahaan lain, namun dengan harga perolehan yang lebih mahal sehingga keuntungan berkurang. Jika akhirnya perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan tersebut, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk melakukan penjualan, sehingga tidak bisa mendapatkan keuntungan. Biaya-biaya yang muncul pada situasi-situasi ini disebut sebagai biaya akibat kekurangan persediaan.

Pengendalian Persediaan

Jumlah persediaan harus dikelola pada suatu tingkat yang optimal. Jumlah persediaan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan berdampak terhadap biaya atau risiko tertentu.

Jumlah atau tingkat persediaan yang tinggi memang memberikan beberapa keuntungan, seperti jaminan terpenuhinya pasokan untuk kegiatan produksi atau pemenuhan permintaan pelanggan. Namun, konsekuensi dari tingkat persediaan yang tinggi adalah biaya besar yang harus ditanggung, baik biaya modal maupun biaya risiko persediaan.

Dengan jumlah atau tingkat persediaan yang rendah, berarti biaya modal yang dikeluarkan juga rendah.  Namun, jumlah atau tingkat persediaan yang rendah berdampak terhadap jaminan pasokan yang rendah untuk produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan. Apabila produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan terganggu, maka terjadi kehilangan peluang penjualan (lost of sales) hingga kehilangan pelanggan (lost of customers).

Salah satu cara untuk menjaga tingkat persediaan adalah dengan mengadakan persediaan pengaman (safety stock) yang merupakan cadangan persediaan untuk menghindari terjadinya kekurangan barang atau item, terutama pada saat memenuhi permintaan pelanggan yang tidak bisa diduga.

Dalam pengelolaan persediaan, perusahaan perlu memperhatikan lead time, yaitu jangka waktu dari pemesanan suatu barang dilakukan sampai kedatangan barang yang dipesan tersebut.

Persediaan sangat penting bagi perusahaan sehingga harus dikelola secara baik. Pengelolaan ini dilakukan dengan sistem dan prosedur yang tepat, maupun dengan menggunakan dan menerapkan beberapa tools.

Terdapat beberapa metode pengelolaan persediaan yang digunakan dalam perencanaan, pemantauan, pengendalian, dan pengambilan keputusan mengenai persediaan. Alat bantu ini berupa model dan teknik seperti Economic Order Quantity (EOQ), Min-Max Analysis, dan ABC Analysis.

A. Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ adalah teknik yang digunakan untuk mengendalikan pemesanan barang yang optimal dengan biaya persediaan serendah mungkin. Biaya persediaan ditekan serendah mungkin pada besaran biaya penyimpanan (carrying cost) dan biaya pemesanan (ordering cost) yang tepat.

B. Min-Max Analysis
Metode ini dilakukan dengan mengendalikan jumlah minimum dan maksimumpersediaan dengan mengatur rencana pemesanan persediaan(plan order) agar tidak terjadi kekurangan (stockout) atau kelebihan persediaan (overstock).

Penentuan jumlah minimum dan maksimum persediaan ini diterapkan dengan menyesuaikan perubahan permintaan, misalnya dengan memperhatikan kenaikan permintaan pada periode waktu tertentu (hari besar keagamaan, tahun baru, dan sebagainya).

C. ABC Analysis
ABC Analysis adalah teknik pengendalian persediaandengan memperhatikan kelompok barang sesuai tingkat kepentingan masing-masing kelompok barang tersebut. Pengelompokan barang dalam ABC Analysis berdasarkan total nilai penjualan dalam setahun.

Dalam ABC Analysis, biasanya barang-barang dikelompokkan menjadi tiga kelas, yaitu A, B, dan C. Kelas A adalah kelompok barang yang sangat penting (nilai penjualan terbesar), kelas B adalah kelompok barang dengan nilai penjualan menengah, dan kelas C adalah kelompok barang dengan nilai penjualan terkecil.

Berdasarkan pengelompokan tersebut, perusahaan akan memberikan prioritas perhatian tertinggi terhadap kelas A, diikuti terhadap kelas B, dan terakhir terhadap kelas C. Prioritas perhatian dilakukan terutama terhadap tingkat persediaannya.

Pembagian kelompok tersebut tidak selalu menjadi tiga kelas (A, B, dan C) saja, namun tergantung kebijakan perusahaan yang bersangkutan.Apabila diperlukan, pengelompokan barang bisa dilakukan misalnya menjadi empat kelas (A, B, C, dan D).

Sumber :

http://supplychainindonesia.com/new/persediaan-inventory/